Ciclos de Gestión estratégico y operativo

06 JulioNoticias Club Excelencia en gestión

Ciclos de gestión estratégico y operativo


Para aquellos que desempeñamos nuestra labor profesional asesorando a organizaciones de  diversos sectores, tanto en el ámbito público como privado, el primer contacto a veces produce una sensación de estrés, pero en positivo, al ver a tantas personas volcadas en unos objetivos comunes y con tan alto nivel de implicación.  

Cuando profundizas, esa sensación agradable no desaparece, pero también comienzas a darte cuenta de lo importante que es saber encauzar el potencial que una organización así tiene, si queremos aprovecharlo.   En estas  organizaciones, aunque se trabaje en “mejora continua”, se hace normalmente sin orden y sin pautas claras, con múltiples reuniones no bien gestionadas.

Centrándonos en la “mejora en la gestión”, tal y como promulga el Modelo de Excelencia EFQM; para ir ordenando las cosas, deberíamos considerar dos ciclos de mejora:


•    Ciclo de mejora Estratégico,  conteniendo los “cambios” y “mejoras estratégicas” que se encuentran en su plan estratégico.   Se trata de mejoras de largo plazo, que van a desarrollarse a lo largo del plan estratégico en vigor.
Es sorprendente ver el resultado que se puede obtener al aprovechar el potencial de la organización como “grupo”, implicando a todas y cada una de las personas de la organización en la responsabilidad o corresponsabilidad de gestionar una o varias de las acciones estratégicas.
•    Ciclo de mejora Operativo.   En él se incluyen todas aquellas mejoras que van surgiendo en el día a día, o durante el periodo de ejecución del plan operativo o anual desplegado de nuestra estrategia.   Conviene gestionar  estas mejoras de forma sistemática, sencilla y eficaz; para que la mejora continua no se convierta en un problema en lugar de constituir una oportunidad.
¿Dónde encontramos esas oportunidades?  Se encuentran en los procesos, los resultados de satisfacción de nuestros grupos de interés, quejas / sugerencias, evaluaciones EFQM, acciones de benchmarking, etc.
En la gestión de estas oportunidades de mejora, al menos deberíamos controlar en cada una de ellas: Fecha de detección, origen, cómo se va a gestionar, responsable y plazo.

Las metodologías de las que haremos uso para desarrollar ambos Ciclos de mejora son acciones y grupos de mejora:

•    ACCIÓN DE MEJORA.-  Si el resultado a conseguir es muy concreto y fácil de establecer,  el marco temporal de gestión suele ser breve, sobre 1 o 2 meses.  Este plazo puede variar en función de la complejidad, alargándose.
•    GRUPO DE MEJORA.- La gestión de la oportunidad no resulta evidente y el plazo es incierto pues el resultado a conseguir no es fácil de concretar. Es conveniente designar un grupo de personas que trabajarán en equipo sobre la oportunidad de forma autónoma, reportando los resultados que vayan produciéndose al equipo directivo.

¿Quién ha de liderar o coordinar estos Ciclos de mejora?  
•    El Ciclo de mejora Estratégico por el equipo directivo
•    El director/coordinador/equipo de calidad en el Ciclo de mejora Operativo.

Para el desarrollo y seguimiento de las acciones y grupos de mejora; es importante disponer de herramientas sencillas que establezcan una sistemática común, y que faciliten el seguimiento.  Las herramientas aconsejadas para ello serían:
•    PLAN DE MEJORA CONTINUA.- Listado en el tendremos todas las oportunidades del Ciclo de mejora Operativo, y el control de cómo se ha gestionado cada una de ellas, así como el estado de cada una (pendiente/en curso/cerrada).
•    Acción de Mejora.- En este caso la herramienta ha de permitir sobre todo el seguimiento de las diferentes tareas asignadas, y en cuya definición se habrá establecido: fecha de asignación, tarea, responsable, plazo previsto.  Más utilizada en el ciclo de mejora Operativo.
•    Grupo de Mejora.-  Permite, además del control anterior, el registro de los análisis y conclusiones que han tenido lugar (situación actual, causas que lo motivan, objetivos que se pretenden alcanzar, etc.).  Esos objetivos a alcanzar se transforman en tareas asignadas y planificadas.    Más utilizada en el ciclo de mejora Estratégico.

Un perfecto engranaje de estos dos ciclos de mejora facilitará que la “mejora continua” lleve a la organización a altas cotas de excelencia.

Roberto Escudero Salamanca (@robescsal)
1A Consultores



 

 

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