Club Excelencia en Gestión

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AGAUR quiere dar el paso para impregnar la filosofía del Modelo EFQM en toda su gestión

Manuel Molina, director ejecutivo de Agència de Gestió d'Ajuts Universitaris i de Recerca (AGAUR), nueva organización socia del Club Excelencia en Gestión, nos muestra su apuesta clave por las personas y su interés en conseguir el Sello EFQM como punto de partida para saber dónde están y trazar la ruta adecuada para lograr el cambio cultural.

Agència de Gestió d'Ajuts Universitaris i de Recerca (AGAUR) ha cumplido 20 años. ¿Qué destacaría de su trayectoria a lo largo de estas dos décadas?

AGAUR es una agencia de la Generalitat de Cataluña que gestiona ayudas tanto para cursar estudios universitarios, como en el campo de la investigación y la transferencia del conocimiento.

En estos 20 años AGAUR ha trabajado por estar siempre al servicio de las personas y de la sociedad del conocimiento, trabajando para que sus trámites sean los más eficaces y eficientes posible a partir de la mejora continua.

El gran capital de la organización son las personas que trabajan en ella. Personas comprometidas y con vocación de servicio público, que consiguen gestionar los programas y los aproximadamente 400.000 expedientes que se tramitan en las diferentes ayudas, becas y otros programas.

De esta forma, en estos 20 años, AGAUR ha sido pionera en impulsar trámites electrónicos masivos; en tener un sistema de evaluación científica para la valoración de los proyectos en convocatorias competitivas y en dar pasos hacía la mejora continua con la implementación de un sistema de gestión de la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo.

Hoy en día, la Agencia ha sido el escenario de la primera prueba piloto de la Generalitat de Cataluña en trámites proactivos, hemos logrado poder avisar desde la administración, a las personas que pueden optar a beca, cumplimentando el formulario con los datos de los que disponemos.

 

La Investigación e Innovación responsable orientada a un compromiso colectivo es una de las líneas de trabajo actuales, ¿en qué proyectos o iniciativas están trabajando en estos momentos?

Las políticas deben avanzar conforme lo hace la sociedad, y especialmente cuando hablamos de políticas orientadas a la generación de conocimiento. Para que su impulso sea efectivo, requiere que todos los actores hagamos pasos para pasar de la voluntad a la realidad. Y en este punto es en el que nos encontramos.

La Investigación e Innovación Responsable tiene por objetivo desarrollar prácticas para conseguir resultados sostenibles, éticamente aceptables y socialmente deseables, con la voluntad de crear una ciencia socialmente más valiosa que dé respuesta a los retos de la sociedad.

En AGAUR, a través de un proyecto europeo, tenemos equipos de trabajo que analizan aspectos como las agendas de la igualdad de género, la ética y la integridad, así como las políticas de acceso abierto, para poder realizar acciones de concienciación internas y hacia el sistema catalán de ciencia, e implementar cambios en las convocatorias que permitan que estas políticas se hagan realidad.

 

¿Cuáles son los retos a los que van a hacer frente este año 2022? ¿Y las oportunidades a tener en cuenta?

AGAUR está inmersa en un proceso de cambio muy interesante, no solamente en el avance de la administración digital, sino también en la celeridad de su implementación.

En primer lugar, estamos desarrollando un sistema para que todos los trámites sean íntegramente digitales sin dejar a nadie atrás. Esta realidad supone y ha supuesto un largo y profundo recorrido de trabajo con diferentes actores para poner herramientas y soluciones a los diferentes aspectos que conlleva, como por ejemplo es el caso de la firma personal. En el mundo administrativo digital no se puede aceptar la firma escaneada, esto conlleva que la ciudadanía se maneje con el uso de certificados digitales y otras formas de identificación digital, además de buscar soluciones para que sea factible.

Así mismo, y dando un paso más allá, como hemos comentado al inicio, hemos hecho las primeras pruebas piloto dentro de la Generalitat de Cataluña para ofrecer trámites proactivos. En este sentido, hemos implementado el formulario de las becas Equitat. Los servicios proactivos han consistido en el envío (previa confirmación del usuario) de información de las becas juntamente con la solicitud precargada con los datos de los que disponemos para ser validada o modificada y poderla enviar.

La valoración del estudiante, usuario final, ha sido muy positiva, puesto que permite avanzar hacia un nuevo modelo de relación con el usuario mucho más ágil para realizar sus trámites.

Y, en segundo lugar, estamos en un proceso de elaboración e integración de diferentes herramientas y políticas en recursos humanos. Por un lado, porque la pandemia nos ha cambiado los escenarios y se nos abren nuevas oportunidades de organización y formas de trabajo que pueden ayudar a la conciliación y productividad, y por otro, porque el capital humano en nuestra organización es clave y debemos explorar todos los mecanismos posibles para la buena gestión de las personas, sus idiosincrasias y necesidades, así como su trayectoria profesional.

Finalmente, AGAUR quiere dar el paso para impregnar la filosofía del Modelo EFQM en toda su gestión. Actualmente, tenemos muy consolidado el sistema de gestión de la calidad, el medio ambiente y la salud y seguridad en el trabajo, que nos permite trabajar siempre para la mejora continua. Pero podemos aún mejorar estos estándares para pensar en la calidad de manera holística y a su vez, revisando y poniendo el foco en el replanteamiento de cada acción y proceso que hacemos. Cada paso que hacemos es un beneficio para la sociedad.

En este sentido, nos hemos propuesto conseguir el Sello EFQM, como punto de partida para saber dónde estamos y trazar la ruta para este cambio cultural.

 

¿Qué caracteriza la gestión del día a día de la Agencia?

La Agencia trabaja y se dedica a hacer realidad su visión: ser reconocida como una institución de referencia, resultado de una organización creativa, transformadora y cohesionada que disfruta del viaje hacia el crecimiento personal y profesional.

Es una institución al servicio de las personas y de la sociedad del conocimiento, y podemos afirmar que en este ecosistema hemos generado confianza a lo largo de nuestra trayectoria, tal vez esta sea la mayor particularidad de la Agencia. En este marco, lo que caracteriza la gestión de la Agencia es la personalización con los beneficiarios. La Agencia trabaja con dos grandes colectivos, los estudiantes universitarios y los investigadores. Estos dos colectivos tienen un carácter muy marcado y diferente a la vez y aunque el engranaje de gestión y sus procedimientos son similares, el contacto con el beneficiario pasa por un cuidado especial atendiendo estas personalidades con sus necesidades y particularidades, es por ello también que no nos cansaremos de decir que el capital humano del AGAUR es la pieza angular.

 

¿Qué cree que le aportará ser socio del Club Excelencia en Gestión?

En los últimos dos años la sociedad en general ha sufrido numerosos cambios de los cuales la Agencia no ha sido ajena. La pandemia nos llevó a acelerar escenarios que teníamos previstos, pero todavía no implementados al cien por cien. Pasado el choque inicial que sufrió la sociedad a nivel mundial, no solo las organizaciones, supimos adaptarnos y podemos afirmar sin reparo que hicimos frente a todos los desafíos que conllevaba aun estando inmersos en un sistema de administración pública que, a menudo, sus legislaciones y estructura dificultan la agilidad y simplificación en los trámites para con el ciudadano. Es por ello por lo que consideramos que formar parte del Club Excelencia en Gestión nos aportará sinergias con otras instituciones y empresas de cara a poder afrontar nuevos retos que seguro el futuro nos depara, así como a continuar aprendiendo para conseguir una mejor gestión, que también sea innovadora, pero y especialmente sostenible. Sabemos que los recursos cada vez son más escasos y para nosotros la sostenibilidad ya es una obligación moral. Consideramos que el club nos aportará aquellas herramientas necesarias para desarrollar este valor no únicamente en nuestra funcionalidad, sino también en nuestra mentalidad, para alcanzar nuevas formas de relacionarnos y competir siendo resilientes.

Así mismo, deseamos mejorar siempre, siendo conscientes que la excelencia es un camino que empiezas, pero nunca acabas.

 

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Rafael Illana, Gerente del Servicio Provincial de Gestión y Recaudación de la Diputación Provincial de Jaén, organización socia del Club Excelencias en gestión, omparte su punto de vista sobre la gestión del día a día, el Modelo EFQM, el propósito corporativo, así como prácticas inspiradoras de utilidad para la comunidad de socios del Club.

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