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El Servicio de Biblioteca de la Universidad de Alcalá se ha sumado a la iniciativa ‘Construyendo Futuro’ del Club Excelencia en Gestión y ha participado en sus seminarios online para contar su experiencia a lo largo de las últimas semanas. Su directora, Mª Dolores Ballesteros, ha explicado las estrategias seguidas para poder seguir ofreciendo a sus usuarios un servicio completo y eficaz a pesar del confinamiento.

Este organismo se encarga de gestionar diez bibliotecas repartidas en los tres campus de la Universidad. En total, casi 3.500 puestos individuales, un parque informático de más de 400 puestos de carácter público, más de 370.000 monografías en formato físico y más de 500.000 obras digitalizadas. Esta última característica que ha sido esencial para poder dar un servicio de calidad durante el cierre obligado de sus instalaciones.

“En un escaso margen de tiempo se suspenden la mayoría de sus servicios: de préstamo y devolución de la colección en papel y el estudio y consulta en sala; la reserva de salas; la compra de libros en papel; se restringe el préstamo interbibliotecario; se paraliza el préstamo de portátiles y la posibilidad de usar equipos in situ”, ha enumerado Ballesteros.

Por otra parte, la responsable del Servicio de Biblioteca ha querido remarcar otro reto que se ha tenido que salvar durante estas semanas: mejorar el bajo estado de ánimo de sus principales grupos de interés, muy influido por la situación de crisis sanitaria. Y mantener parte del trabajo y de los servicios a distancia.

Se han buscado fórmulas para dar una mayor visibilidad a la biblioteca online y optimizado recursos. Han intentado adelantarse a las expectativas de los usuarios y apostado por la tecnología y la innovación para personalizar la atención al usuario. Y se ha potenciado la transformación digital y fomentado la formación online, según Ballesteros.

Entre los cambios realizados está el de la web, renombrada Biblioteca abierta online. En definitiva, la principal puerta de entrada a los servicios en remoto y desde la que se han lanzado de forma constante mensajes positivos. En ella se ha incluido información sobre la disponibilidad para toda la comunidad universitaria de una extensa colección electrónica, de fácil accesibilidad.

Por otra parte, se informa sobre la ampliación del plazo de devolución de los ejemplares prestados con anterioridad al decreto del estado de alarma, que se va a extender hasta el mes de septiembre. También se han forjado alianzas con proveedores de recursos electrónicos, editores científicos y redes de investigación, que han facilitado el acceso de forma gratuita a recursos de información para el aprendizaje y la investigación.

En definitiva, la organización ha creado nuevos recursos para mantener el servicio de consulta online, pero también para propiciar la formación y la investigación. Se ha adaptado rápidamente a la situación pensando, sobre todo, en el usuario, pero también en sus empleados y en sus colaboradores. Mucho tiene que ver en esto el Modelo EFQM, con el que lleva trabajando desde 2009 y Sello EFQM 500+ que ostenta desde 2019.